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Législations relatives aux archives

Extrait du Code Civil, art 45, relatif à la communication des actes de l'Etat civil

Art. 45.§ 1. Toute personne peut se faire délivrer par les dépositaires des registres de l'état civil des extraits des actes inscrits dans ces registres. Ces extraits ne mentionnent pas la filiation des personnes que ces actes concernent.

[Seules les autorités publiques, la personne que l'acte concerné, son conjoint ou son conjoint survivant, son représentant légal, ses ascendants, ses descendants, ses héritiers, leur notaire et leur avocat peuvent obtenir une copie conforme d'un acte de l'état civil datant de moins de cent ans, ou un extrait de cet acte mentionnant la filiation des personnes que l'acte concerne.

Le tribunal de la famille peut, sur demande verbale ou écrite de toute personne justifiant d'un intérêt familial, scientifique ou de tout autre intérêt légitime, autoriser, sans autre forme de procès ni frais, à faire effectuer des recherches déterminées ou à faire délivrer une copie conforme ou un extrait mentionnant la filiation des personnes que l'acte concerne.] <L 31-03-1987, art. 2>.

La demande est adressée au tribunal de la famille de l'arrondissement dans lequel le registre est déposé ou, s'il s'agit des registres détenus par les agents diplomatiques ou consulaires ou par les officiers de l'armée chargés de la rédaction des actes de l'état civil concernant les militaires hors du territoire du royaume, au tribunal de la famille de Bruxelles.

Les actes inscrits dans les registres ainsi que les copies certifiées conformes à ces actes et dûment scellées font foi jusqu'à inscription de faux. 

Arrêté du 5 janvier 2014 relatif à la consultation des registres de la population

Extrait commenté par les Archives générales du Royaume, de l’Arrêté royal de 2014 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population.

Registres de la population clôturés depuis plus de 120 ans :

pas de restriction à l’accessibilité de l’information.

Registres de la population clôturés depuis moins de 120 ans :

Ces registres ne sont pas consultables, mais on peut demander des extraits ou des certificats (de descendance ou de domicile)  pour des recherches généalogiques, historiques ou scientifiques. L’Arrêté prévoit une hiérarchie claire des personnes qui doivent donner leur consentement dans ce contexte :

En premier lieu, il revient à la personne concernée de donner son consentement (si elle est encore en vie et saine d’esprit) ; dans le cas de mineurs, ce consentement doit être donné par les parents ou par le tuteur légal.

Si la personne concernée est décédée ou si elle n’est plus saine d’esprit (par exemple, en cas de démence), le consentement doit être donné par l’époux ou le cohabitant légal survivants.

Si ce dernier n’est également plus en état d’exprimer sa volonté, ce consentement doit être donné par au moins l’un des enfants.

À défaut de descendants au premier degré pouvant donner leur consentement, celui-ci peut être donné par le Collège des Bourgmestre et Échevins.

Si la demande de consultation porte sur des registres de la population clôturés depuis moins de 120 ans, le demandeur doit introduire une requête motivée auprès de la commune, en déclarant que les informations ne seront utilisées qu’à des fins généalogiques, historiques ou à d’autres fins scientifiques et en mentionnant les éventuelles publications pour lesquelles ces données seront utilisées.

Le Collège peut en outre solliciter auprès du demandeur tout renseignement complémentaire destiné à étayer le bien-fondé de la demande.